Le Conseil d'administration a approuvé le document du CA 39-6 Recommandations des collèges de l'ITIE

Le Conseil d'administration a convenu de ce qui suit:

Projet d'instructions de l'ITIE à ses collèges

Ces instructions visent à garantir que les collèges disposent de directives pertinentes et exhaustives.  

Reconnaissant le principe important selon lequel les divers collèges de l’ITIE ont le droit d’établir leurs propres processus internes, le présent document propose quelques directives sur le fonctionnement interne des processus des collèges.  

Les collèges sont définis dans les statuts de l’association ITIE, qui fixent également le nombre de sièges au Conseil d’administration de l’ITIE.  

Les principes suivants doivent s’appliquer aux processus appliqués par les collèges et les sous-groupes sur le plan interne : 

• Les collèges doivent fonctionner de manière ouverte et transparente. Les informations sur les processus doivent être publiées sur le site Internet de l’ITIE. 

• Les collèges sont invités à se rappeler combien il est important que l’Association et le Conseil d’administration de l’ITIE soient représentatifs de toutes les parties prenantes de l’ITIE. On s’attend par exemple à ce que des pays de différentes régions, des entreprises et des organisations de la société civile ayant des liens forts avec différentes régions soient représentés. Bien qu’il soit difficile de garantir qu’un organisme international comme le Conseil d’administration de l’ITIE respecte la parité hommes-femmes, les collèges sont encouragés à faire en sorte que les deux sexes soient représentés de manière adéquate.  

Il est conseillé aux collèges de s’assurer que leurs directives à jour sont disponibles sur le site Internet de l’ITIE. Ces directives doivent notamment comprendre les éléments suivants : 

1. La manière dont les collèges souhaitent s’organiser, y compris le processus de sélection des membres et des suppléants du Conseil d’administration, le remplacement de ces personnes si elles démissionnent du Conseil d’administration, ainsi que la manière dont les membres du Conseil d’administration seront tenus d’informer, de consulter et d’impliquer le collège dans son ensemble. Chaque collège devra établir ses propres principes et mesures concernant la non-participation aux réunions et aux comités du Conseil d’administration, et décider s’il souhaite établir des limites de durée de mandat pour ses représentants. Il est recommandé que les directives comportent des dispositions en matière de conseils aux membres du Conseil d’administration, à l’effet qu’ils confirment par écrit qu’ils disposent des moyens nécessaires pour s’acquitter de leurs responsabilités en tant que membres ou suppléants du Conseil d’administration. 

2. Chaque collège doit identifier un coordinateur collégial, et apporter des précisions sur la manière dont cette personne doit être sélectionnée, ainsi que sur son rôle et ses responsabilités. Le collège doit établir un système de sélection du coordinateur. Les sous-collèges devront nommer des points de contact. 

3. Chaque collège doit, avant chaque Assemblée générale, publier une déclaration sur les procédures en matière de nomination pour siéger au Conseil d’administration de l’ITIE. 

4. Une aspiration, tout en tenant en compte des spécificités de chaque collège, de renouveler 50% des membres du Conseil d’administration (y compris les suppléants) par collège pour pour chaque nouveau mandat du Conseil – étant entendu que les membres servent la totalité de leur mandat.  

5. Chaque collège doit encourager les membres du Conseil d’administration le représentant à veiller à ce que des consultations aient lieu sur les questions de politique stratégique. 

6. Les mécanismes de plainte devant être suivis eu égard à ce qui précède. 

Liste de recommandations 

R1 Que le Secrétariat soit chargé de tenir le registre des membres pour chacun des collèges. Le Secrétariat devrait publier le registre en ligne, de préférence assorti d’un mécanisme par lequel le coordinateur de chaque collège peut apporter des modifications si la gouvernance relative aux coordinateurs collégiaux pouvait être convenue. 

R2 Il est suggéré que le Conseil d’administration, dans le cadre de toute autre modification des statuts de l’association lors de la prochaine Conférence mondiale, révise la règle de quorum, en diminuant le nombre total de membres requis, tout en maintenant la règle de quorum exigeant la présence d’un tiers des membres de chaque collège. Une proposition détaillée sera élaborée. 

R5 Il est recommandé que chaque collège clarifie, au sein de leurs directives internes, la manière dont il souhaite nommer ses représentants au Conseil d’administration. (L’instruction de l’ITIE stipule que les directives doivent être transparentes et inclusives.  

R7 Il est recommandé que chaque collège établisse un coordinateur collégial. Les collèges devront établir des critères sur le rôle, les responsabilités et les systèmes de retour d’information et de plainte, qui seront intégrés au manuel du Conseil d’administration. 

R8 Que les instructions de l’ITIE à ses collèges contiennent une disposition à l’effet qu’il devrait exister des points de contact sous-collégiaux. 

R9 Le soin de régler ses directives sera laissé à chaque collège. Il est recommandé que l’instruction de l’ITIE (projet fourni à l’annexe A) stipule que les directives doivent être transparentes et inclusives. 

R10 Que l’instruction de l’ITIE envers ses collèges indique clairement que les coordinateurs collégiaux ne doivent pas nécessairement être membres du Conseil d’administration de l’ITIE. 

R12 Que les instructions de l’ITIE envers ses collèges exigent de ces derniers qu’ils encouragent des consultations sur des questions de politique stratégique. 

R14 Le Secrétariat doit continuer de fournir un appui structuré aux sous-collèges qui le demanderaient pour l’organisation de consultations, avec le financement des partenaires, le cas échéant. 

R16 Il apparaît clairement que les limites de durée des mandats pour les institutions ne rallient qu’un faible soutien, de sorte que la discussion tourne autour des personnes. Les commentateurs sont d’accord que les collèges devraient avoir une aspiration, tout en tenant compte des spécificités de chaque collège, de renouveler 50% des membres du Conseil d’administration (y compris les suppléants), étant entendu que les membres du Conseil servent la totalité de leur mandat.   

R19 L’exigence actuelle concernant la participation au Conseil d’administration doit continuer d’être appliquée en vue de son réexamen avant la prochaine Assemblée générale. Il semblerait prématuré d’exiger dès maintenant que les conséquences soient définies, avant même que la mesure du fonctionnement des modalités actuelles ne soit mieux connue. Cependant, l’instruction de l’ITIE envers les collèges encouragera la prise en compte dans ces modalités des conséquences qui se présenteront pour les membres du Conseil d’administration qui ne participent pas à ses réunions. 

R20 L’exigence actuelle concernant la participation au Conseil d’administration doit continuer d’être appliquée jusqu’à ce que d’autres règles ne soient élaborées. L’instruction de l’ITIE envers les collèges encouragera leur prise en compte des conséquences qui se présenteront pour les membres du Conseil d’administration qui ne participent pas ses réunions. 

R21 Il est proposé que l’instruction de l’ITIE envers ses collèges comporte une recommandation à l’effet que les candidats provenant du collège des pays mettant en œuvre l’ITIE en particulier obtiennent une confirmation par écrit que les moyens nécessaires seront mis à disposition. 

R23 Il est proposé que les instructions de l’ITIE à ses collèges exigent que les directives des collèges établissent des procédures de validation des nominations entre les Assemblées générales. 

R25 Étant donné que le Conseil d’administration examine actuellement les mécanismes de plaintes ailleurs, il est proposé qu’il limite ses mesures à présent, pour veiller à ce que les instructions de l’ITIE à ses collèges exigent que les directives de ces derniers établissent des procédures relatives aux plaintes au sein de chaque collège.