Le Conseil d'administration est favorable à des délibérations de comités ouvertes, conformément à la Politique d'ouverture de l'ITIE. Les comités peuvent décider que les personnes n’étant pas membres du Conseil d'administration de l'ITIE puissent observer les réunions des comités, à condition qu'un observateur soit préalablement approuvé par le (la) président(e) du comité concerné et accepté par les membres du comité assistant à la réunion du comité. Les personnes n’étant pas membres du Conseil d'administration qui souhaitent observer une réunion de comité doivent envoyer une demande d'observation de la réunion au Secrétariat international de l'ITIE au moins trois jours avant la réunion, afin de permettre l'approbation du (de la) président(e) avant la réunion et le consentement des membres du comité présents à la réunion.
Sur demande et sous réserve de l'approbation du (de la) président(e) et du consentement des membres du comité, les observateurs pourraient observer régulièrement les réunions des comités sans l’approbation répétée du (de la) président(e). De tels observateurs devront toujours donner un préavis de trois jours au Secrétariat international afin d’observer une réunion de comité. Lorsqu'il s'agit de questions sensibles, le (la) président(e) peut décider que certains points de l'ordre du jour ne soient examinés que par le comité.
Les personnes n’étant pas membres du Conseil d'administration peuvent également être invités à assister aux réunions des comités, à condition qu’un invité soit accepté par les membres du comité assistant à la réunion du comité. Le Secrétariat international de l'ITIE doit informer les membres du comité au sujet de l’invité et de l’étendue de sa participation potentielle au moins trois jours avant la réunion, afin de permettre le consentement des membres du comité présents à la réunion.
Les membres et suppléants du Conseil d’administration n’étant pas membres du comité concerné sont invités à observer les réunions des comités et doivent informer le Secrétariat de leur intention avant la tenue de la réunion.
Tous les observateurs et les invités prenant part à une réunion de comité doivent s'abstenir de participer activement aux discussions, mais peuvent intervenir à la demande du (de la) président(e) ou des membres du comité. Lorsqu'un comité fait des recommandations au Conseil d'administration de l'ITIE, il peut décider de ne prendre en compte que les point de vue des membres du comité.
Les collègues des membres des comités qui assistent les membres des comités dans leurs travaux sont invités à assister aux réunions des comités sans contribuer activement aux discussions. En l'absence du membre du comité, un collègue peut intervenir pour transmettre la position d'un membre du comité sur un point, bien qu'il soit préférable que ces positions soient transmises au (à la) président(e) avant les réunions du comité.
Conformément à la Politique d'ouverture de l'ITIE, les documents des comités sont normalement considérés comme des documents internes et sont donc exemptés d'accès public. Les discussions des comités son également considérées comme non publiques. Le Secrétariat international de l'ITIE doit présenter cette Politique ainsi que la Politique d'ouverture de l'ITIE à tous les observateurs et invités et s'assurer qu'ils s'engagent à respecter ces politiques avant d'assister aux réunions des comités. Les préoccupations concernant le respect de cette Politique ou de la Politique d’ouverture de l’ITIE de la part d’observateurs peuvent être soulevées dans le cadre de la Politique de l’ITIE pour répondre aux préoccupations.
