Procédure de Validation

La procédure de Validation explique comment sont menées les Validations.

Adoptée par le Conseil d’administration de l’ITIE en décembre 2020.

La procédure de Validation de la Norme ITIE 2019 (Chapitre I, Section 5) est amendée comme suit :

La Validation évaluera les progrès enregistrés dans la mise en œuvre de l’une ou de plusieurs des composantes suivantes de la Norme ITIE : Engagement des parties prenantes (Exigences 1.1 à 1.4), Transparence (Exigences 2 à 6) et Résultats et impact (Exigences 1.5 et 7). Les composantes à évaluer lors d’une Validation sont déterminées par les résultats de la Validation précédente et par le calendrier de Validation établi par le Conseil d’administration de l’ITIE.

Avant la date de début de la Validation, et à l’aide des modèles adoptés par le Conseil d’administration, le Groupe multipartite (GMP) compile les données et documents montrant que chaque exigence au sein de la composante ou des composantes à évaluer est traitée. Ce travail peut être effectué avec l’appui du secrétariat national, d’un consultant ou de l’Administrateur Indépendant, par exemple. Il existe une note d’orientation pour préparer la Validation. Les groupes multipartites sont encouragés à utiliser les modèles de Validation dans le cadre de leur cycle de mise en œuvre régulier en vue de renforcer la supervision du Groupe multipartite sur tous les aspects du processus ITIE. Les groupes multipartites sont encouragés à partager les projets de leurs modèles de Validation avec le Secrétariat international pour commentaires et conseils avant le commencement de la Validation. Les commentaires du Secrétariat international devront être enregistrés dans les projets de modèles en tant qu'orientations supplémentaires pour les groupes multipartites en préparation à la Validation.

L’équipe de pays du Secrétariat international fournira une orientation (voir l’annexe A pour les détails de la répartition des rôles au sein du Secrétariat international). Ce soutien pourra inclure un déplacement dans le pays avant la Validation auquel pourra se joindre un membre de l’équipe de Validation afin de consulter les parties prenantes et fournir de l’information sur le processus de Validation. Toute consultation devra collecter les points de vue de représentants de chaque collège en maintenant l’équilibre entre les collèges.

C’est aux pays de mise en œuvre qu’il revient de démontrer des progrès et de fournir des éléments probants. Le secrétariat national compilera la documentation et les autres sources permettant de montrer qu’il est adhéré à la Norme ITIE, utilisant des modèles adoptés par le Conseil d’administration et fournis par le Secrétariat international. Dans les deuxièmes Validations et suivantes, le GMP est encouragé à se concentrer sur les progrès accomplis dans la mise en œuvre des mesures correctives.

Le dossier soumis par le GMP devra inclure des références claires à des documents publiquement accessibles ainsi que de l’information sur la façon d’y accéder. Lorsque les documents sources ne sont pas accessibles publiquement (procès-verbaux de réunions du GMP, TdR), il conviendra de joindre lesdits documents en annexe au dossier. Les parties prenantes sont également invitées à préparer tout autre document considéré comme pertinent, y compris les efforts visant à aller au-delà de la Norme ITIE.

Le GMP soumettra les modèles complétés pour la collecte de données et les documents au Secrétariat international au plus tard à la date de début de la Validation.

Avant le début de la Validation, le Secrétariat international lance un appel à manifestation de points de vue à propos de la participation des parties prenantes à l’ITIE. Cet appel est public et diffusé au GMP ainsi qu’à d’autres parties prenantes pertinentes comme des réseaux de la société civile.

L’équipe de Validation du Secrétariat international examine l’information fournie par le GMP ainsi que les réponses à l’appel à manifestation de points de vue sur la participation des parties prenantes. La composition de l’équipe de Validation sera communiquée au GMP et au secrétariat national.

L’équipe de Validation propose une première évaluation de chaque Exigence ITIE ainsi que des indicateurs d’efficacité et de durabilité conformément au Guide de la Validation. L’équipe de Validation propose des mesures correctives pour les exigences sur lesquelles des lacunes sont identifiées ou celles pour lesquelles les éléments probants sont insuffisants pour montrer que l’exigence est pleinement remplie. Si l’équipe de Validation a connaissance d’une source publiquement accessible permettant de combler les lacunes, elle le soulignera dans le projet d’évaluation.

Pour les deuxièmes Validations et les suivantes, l’évaluation mettra l’accent sur les mesures correctives établies lors de la Validation précédente ainsi que sur toute indication d’un recul éventuel, sur les innovations, les efforts visant à mettre en œuvre des aspects encouragés de la Norme ITIE ainsi que sur l’efficacité et la durabilité de la mise en œuvre.

L’équipe de Validation du Secrétariat donnera l’occasion au GMP de discuter des premières conclusions lors d’une téléconférence. L’équipe de Validation pourra à ce stade mener des consultations ciblées de parties prenantes, consulter l’équipe de pays du Secrétariat international ou s’appuyer sur des experts externes pour obtenir des informations supplémentaires. Dans des cas exceptionnels et surtout s’il existe de graves inquiétudes quant à la participation des parties prenantes, l’équipe de Validation pourra se rendre dans le pays pour mener des consultations en personne et chercher à obtenir davantage d’informations.

L’équipe de Validation rédige une évaluation qui résume les progrès accomplis dans la mise en œuvre des exigences de l’ITIE liées à la ou aux composantes en cours d’évaluation. Le projet d’évaluation, les documents le sous-tendant ainsi que les retours d’information à propos de la participation des parties prenantes sont diffusés au GMP ainsi qu’au Comité de Validation du Conseil d’administration de l’ITIE pour information.

Le GMP est invité à fournir des éléments probants supplémentaires et d’autres retours à propos de la première évaluation du Secrétariat endéans les quatre semaines suivant la réception du document dans la langue de travail locale. Le Coordonnateur National sera chargé de compiler les commentaires du GMP et tout élément probant supplémentaire dans un fichier et de le transmettre ensuite au Secrétariat international. Le Coordonnateur National est encouragé à joindre aux commentaires les procès-verbaux de réunions du GMP au cours desquelles les commentaires ont fait l’objet de discussions puis ont été adoptés. Dans des cas exceptionnels, il est possible pour les parties prenantes de contacter directement le Secrétariat international pour fournir leurs commentaires.

Il est attendu de l’équipe de Validation du Secrétariat international qu’elle examine tous les éléments reçus de la part des parties prenantes durant la période prédéfinie de quatre semaines et qu’elle réponde au GMP. Il est attendu du Secrétariat qu’il donne plus de poids aux commentaires adoptés par le GMP qu’aux commentaires reçus de la part de parties prenantes ou de collèges individuels. Il conviendra cependant de tenir compte des potentielles limites à la possibilité des parties prenantes de voir leurs points de vue reflétés dans la contribution du GMP. Le Secrétariat pourra demander plus d’information aux parties prenantes si cela s’avère nécessaire.

L’évaluation finale du Secrétariat tiendra compte d’informations sur des divulgations ou des évolutions intervenues après le début de la Validation s’il y est fait référence dans les retours d’information adoptés par le GMP et si ces éléments ont un effet significatif sur l’évaluation. Si des parties prenantes ou des collèges individuels fournissent de l’information sur de nouvelles évolutions, celle-ci sera transmise au Comité de Validation, mais il n’en sera pas tenu compte dans l’évaluation du Secrétariat. Les éléments reçus après le délai fixé pour les commentaires du GMP ne seront pas pris en compte.

L’évaluation finale ainsi que tous les documents la sous-tendant sont présentés pour examen au Comité de Validation. Le Comité de Validation pourra s’attacher les services d’un expert externe afin d’examiner de plus près le respect d’aspects spécifiques de la Norme ITIE (voir l’annexe B pour plus de précisions) ou pourra charger le Secrétariat international d’entreprendre d’autres consultations.

Le Conseil d’administration ne tiendra pas compte d’évolutions intervenues après le début de la Validation et qui ne faisaient pas partie des retours d’information du GMP à moins qu’il n’existe des preuves récentes d’améliorations ou de détériorations considérables sur une ou plusieurs des exigences liées à la participation des parties prenantes (1.1 à 1.3).

Le Comité de Validation formulera une recommandation à l’intention du Conseil d’administration de l’ITIE portant sur les progrès du pays vers le respect des exigences de l’ITIE, les résultats sur les indicateurs de durabilité et d’efficacité, le calendrier prévu pour la Validation suivante et le cas échéant toute mesure corrective nécessaire.

Le Conseil d’administration de l’ITIE déterminera l’évaluation de chaque Exigence ITIE et les conséquences de la Validation, conformément aux articles 4 et 5 de la Norme ITIE.

Les documents portant sur la Validation sont considérés comme confidentiels jusqu’au moment de la décision du Conseil d’administration. Les membres du Conseil d’administration sont encouragés à contacter les parties prenantes locales de leurs collèges respectifs afin de récolter leurs points de vue sans diffuser les documents confidentiels du Conseil d’administration.

Une fois la décision du Conseil d’administration prise, les documents seront accessibles au public. Le Comité de Validation examinera toute demande des parties prenantes visant à maintenir la confidentialité de leurs commentaires. Conformément à l’article 10, chapitre 4 de la Norme ITIE 2019, un pays de mise en œuvre peut faire appel de la décision de Validation du Conseil d’administration.

Afin d’assurer l’indépendance de la Validation par rapport au soutien à la mise en œuvre fourni par le Secrétariat international, la répartition des rôles ci-après sera effectuée :

• Équipe de pays : L’équipe de pays du Secrétariat international fournit le soutien régulier à la mise en œuvre au pays à évaluer. Dans le cadre de ce soutien, elle fournit des orientations au GMP et au secrétariat national pour la compilation des documents avant le début de la Validation. Le Secrétariat international n’effectue pas de pré-Validation des pays et ne peut pas fournir de garantie quant au résultat de la Validation. L’équipe de pays peut consulter l’équipe de Validation et des experts thématiques au sein du Secrétariat pour conseiller le pays. Il est reconnu que c’est l’équipe de pays qui au sein du Secrétariat international connait au mieux le pays à évaluer ainsi que sa mise en œuvre de l’ITIE. L’équipe de Validation se doit de s’appuyer sur ces connaissances afin de s’assurer que son évaluation est pleinement informée.
   
• Équipe de Validation : Une équipe de Validation est formée au plus tard trois mois avant le début prévu de la Validation. La composition de l’équipe est communiquée au GMP et au secrétariat national. L’équipe est composée d’entre un et trois membres du personnel du Secrétariat international possédant l’expérience et les connaissances linguistiques nécessaires pour mener à bien l’évaluation, et n’ayant pas fait partie de l’équipe de pays en question durant la période concernée par la Validation.

L’équipe de Validation examine la documentation compilée par le GMP et propose une évaluation pour chacune des exigences de l’ITIE. Elle répond aux retours d’information du GMP. L’équipe de pays pourra demander conseil à l’équipe de Validation lorsqu’elle soutient le pays dans sa préparation à la Validation. L’équipe de Validation devra consulter l’équipe de pays lorsqu’elle mène l’évaluation afin de mieux comprendre le contexte. L’équipe de Validation peut soutenir la visite sur place de l’équipe de pays avant le début de la Validation ou après son début afin de consulter les parties prenantes et/ou encourager les progrès de la mise en œuvre. Durant ces missions, les rôles distincts des membres de l’équipe de pays et des membres de l’équipe de Validation seront clairement présentés aux parties prenantes. Le travail de l’équipe de Validation fait l’objet d’un travail d’assurance-qualité effectué par un des membres les plus expérimentés du Secrétariat.

Le Comité de Validation peut de plus nommer des experts externes chargés de fournir des points de vue sur l’évaluation. Afin de garantir le respect des échéances de Validation, le Comité de Validation cherchera à identifier dans son plan de travail les Validations prévues pour lesquelles la contribution d’un expert externe sera nécessaire. L’annexe B définit les critères et la procédure à respecter pour inviter un expert externe à apporter sa contribution à la Validation. Les membres du Conseil d’administration qui sont les examinateurs principaux sont encouragés à étudier les documents de Validation et à exprimer toute inquiétude quant à l’intégrité de l’évaluation au Comité de Validation.

Le Comité de Validation pourra nommer des experts externes pour qu’ils apportent leur éclairage sur tout aspect de certaines procédures de Validation dans le cadre de la Norme ITIE. La décision d’engagement d’un expert externe sera prise par le Comité de Validation au moins huit semaines avant la date prévue de commencement de la Validation et figurera dans son plan de travail. Dans des circonstances exceptionnelles, le Comité de Validation peut décider par consensus de la nomination rapide d'un expert externe en dehors du calendrier prescrit. Le Conseil d’administration de l’ITIE établira chaque année une ligne budgétaire pour l’engagement d’experts externes en Validation.

La mission d’un expert externe est d’apporter son éclairage à l’évaluation préparée par le Secrétariat international et à la décision devant être prise par le Conseil d’administration de l’ITIE. Son travail portera sur certaines Exigences ITIE ou sur un ensemble d’Exigences ITIE liées entre elles. La durée de la mission variera en fonction de la portée et de la complexité du travail à effectuer. Il remettra un rapport établissant les éléments probants permettant de montrer que le pays a progressé dans la satisfaction des Exigences correspondantes de l’ITIE et est en mesure d’en renforcer la mise en œuvre. Ce rapport viendra appuyer le travail d’évaluation effectué par le Secrétariat international dans le cadre de la Validation et sera mis à disposition du Comité de Validation.

Au début de chaque année et lors de chaque réunion du Comité de Validation, le Secrétariat international fera le rappel des Validations à venir aux fins de mises à jour de son plan de travail. Dans les cas où le soutien à la mise en œuvre ou les communications échangées avec les parties prenantes nationales laisseraient entrevoir des faiblesses possibles dans la mise en œuvre, liées notamment

1. au niveau d’engagement des collèges, ou
2. à certaines questions techniques particulièrement complexes,

le Secrétariat international informera par écrit le Comité de Validation de la nécessité de faire appel à un expert externe pour examiner la documentation relative au respect d’une ou de plusieurs Exigences ITIE lors de la Validation programmée.

Tout membre du Conseil d’administration de l’ITIE ou d’un groupe multipartite pourra proposer au Comité de Validation qu’un expert externe soit engagé. La demande motivée devra être présentée par écrit au Comité de Validation au moins douze semaines avant le début prévu de la Validation, expliquant clairement le besoin, avec référence si possible aux six critères pouvant justifier l’intervention d’un expert externe dans la Validation. Le Secrétariat pourra également conseiller au Comité de Validation d’envisager de faire appel à un expert externe sur la base de ses premières conclusions liées à une procédure de Validation particulière. Le Comité de Validation considérera ces propositions et les inscrira le cas échéant dans son plan de travail tel que régulièrement mis à jour. Les décisions relatives à l’engagement d’experts externes pourront être approuvées par le Comité de Validation par voie de circulaire, sur recommandation du Secrétariat. 

Pour conseiller le Comité de Validation sur la nécessité de faire appel à un expert externe pour appuyer une Validation, le Secrétariat international se basera sur les critères suivants :

1. a complexité du processus ITIE évalué ;
2. les conclusions et scores de Validation du pays ;
3. les obstacles à l’engagement des parties prenantes dans l’ITIE identifiés lors de la mise en œuvre et/ou dans les tendances et/ou appréciations récentes liées à l’environnement favorable en général ;
4. le besoin de soutien externe exprimé par le Secrétariat international ;
5. les implications budgétaires ; et
6. la valeur ajoutée qui pourrait être apportée par une expertise externe dans chaque cas qui se présente.

Dans la demande écrite présentée au Comité de Validation, le Secrétariat international fera l’analyse du respect de ces six critères. Le Comité de Validation examinera et approuvera le classement par le Secrétariat international des candidats aux postes d'experts externes.

Les qualifications suivantes devront être vérifiées préalablement à l’engagement de tout expert externe :

1. expertise avérée, tant sur le plan thématique que régional ;
2. connaissance démontrée de la Norme ITIE ;
3. bonne réputation de crédibilité et de fiabilité ; et
4. capacité à remplir la mission dans les délais convenus.

Une fois la décision prise par le Comité de Validation de s’attacher les services d’un expert externe pour appuyer un processus de Validation, et le cadre thématique de sa mission défini, le Secrétariat international lancera une procédure d’appel d’offres internationale et ouverte en vue de procéder à sa sélection. Les membres du Comité de Validation pourront inciter des experts de leur connaissance, éventuellement intéressés, à présenter leur offre. Le Comité de Validation examinera la liste des candidats pour expert externe, approuvera la sélection de l’expert et approuvera les Termes de Référence de sa mission, sans perdre de vue les possibles conflits d’intérêts.

Le déroulement de la procédure d’engagement d’un expert externe en Validation peut être structuré de la façon suivante :